Dziesięć wskazówek, jak skłonić klientów do terminowego regulowania płatności

Oto dziesięć najważniejszych wskazówek, które pomogą utrzymać płynność finansową firmy i uniknąć kłopotów związanych z opóźnieniami w płatnościach.

1. Ogranicz niejasności dzięki umowie handlowej

Określ warunki handlowe w umowie. Zamieść w niej jasne oświadczenie o odsetkach naliczanych od zaległych płatności oraz warunki zastrzeżenia własności w przypadku niezapłaconych towarów. Może to być skuteczny sposób na uniknięcie sporów dotyczących płatności.

2. Wystawiaj faktury bezzwłocznie, aby szybko otrzymać zapłatę

Wystawiaj faktury jak najszybciej. Wszelkie opóźnienia w wystawianiu faktur nieuchronnie spowodują opóźnienie w płatnościach i mogą negatywnie wpłynąć na przepływy pieniężne.

3. Poznaj zwyczaje płatnicze swoich klientów

Zrób dokładną analizę wszystkich potencjalnych klientów, w tym sprawdź ich zdolność kredytową, i monitoruj obecnych klientów. Czy borykają się z problemami w łańcuchu dostaw lub w branży, które mogą wpłynąć na ich przepływy pieniężne? Na przykład, w jakim stopniu na ich działalność/branżę wpłynęła sytuacja, na którą nie mają wpływu, taka jak COVID-19? Podziel bazę klientów na kategorie według zachowań płatniczych. Rozważ zachęcanie rzetelnych i terminowych płatników rabatami za wcześniejsze płatności.

4. Zadbaj o dokładność swoich danych

Dbaj o aktualność danych klientów. Dzięki temu faktury będą wystawiane bez błędów, a wszelkie ustalenia dotyczące warunków płatności będą rejestrowane. Pomoże to zminimalizować spory i prawidłowo prowadzić działania windykacyjne.

5. Faktura jest przeterminowana? Działaj natychmiast

Istnieje wiele powodów, dla których faktura może stać się przeterminowana. Na przykład klient może wstrzymywać płatność do czasu rozstrzygnięcia sporu dotyczącego dostarczonych towarów lub usług. Być może ma też chwilowe problemy z płynnością finansową. Gdy tylko płatność stanie się przeterminowana, zadzwoń lub wyślij e-mail. Większość zaległych płatności można szybko i polubownie rozwiązać dzięki dobrej komunikacji. Bądź gotowy do wynegocjowania planu spłaty i zaproponuj proste metody płatności. Może to być szczególnie ważne w czasach kryzysu, takich jak COVID-19, kiedy pracownicy działu księgowości mogą pracować zdalnie.

6. Dokumentuj rozmowy

Jeśli rozmawiasz z klientem, rób notatki z każdej rozmowy i wyślij e-mail z podsumowaniem. To świetny sposób na uniknięcie nieporozumień i pomoże Ci być na bieżąco z wszelkimi zmianami.

7. Napisz pismo z wezwaniem do zapłaty

Wezwania do zapłaty to formalna i uznana metoda przypominania klientom o zaległościach w płatnościach. Pierwsze pismo jest prostym powiadomieniem o zaległej fakturze. Kolejne pisma przechodzą od uprzejmego przypomnienia do coraz bardziej stanowczych wezwań do zapłaty.

8. Czek został wysłany

Jeśli klient woli zapłacić czekiem, poproś go, aby przesłał Ci e-mail z datą nadania oraz numerem czeku. Dzięki temu oboje będziecie wiedzieć, czy czek zaginął w poczcie. Musisz poczekać co najmniej trzy dni na dostarczenie przesyłki.

9. Zalecamy korzystanie z płatności elektronicznych

Płatności elektroniczne są szybszą i bezpieczniejszą opcją niż czeki, ponieważ można je łatwiej śledzić. Jeśli Twój klient nadal korzysta z czeków, zapytaj, czy nie wolałby zamiast tego wykonać przelew bankowy.

10. Rozważ skorzystanie z usług agencji windykacyjnej

Proszę rozważyć koszty związane z czasem, wysiłkiem i wartością pieniężną dochodzenia niezapłaconej faktury oraz zastanowić się, czy bardziej efektywne byłoby skorzystanie z usług profesjonalnej agencji windykacyjnej. Dobra międzynarodowa firma, taka jak Atradius Collections, powinna dążyć do utrzymania dobrych relacji między Państwem a Państwa klientem oraz być w stanie wspierać Państwa zarówno w przypadku długów krajowych, jak i międzynarodowych. Taki outsourcing może być również skuteczny, jeśli Państwa własny zespół ds. należności ma zbyt mało pracowników.

Skontaktuj się z nami

Wszystkie treści zawarte na tej stronie podlegają naszemu oświadczeniu o wyłączeniu odpowiedzialności, dostępnemu tutaj.