Jak przeprowadzić ocenę ryzyka związanego z należnościami

Analiza zaległych faktur i ryzyka braku płatności pomoże Ci zidentyfikować wszelkie słabe punkty oraz wskaże kierunek podjęcia zdecydowanych działań mających na celu zminimalizowanie ryzyka i ochronę Twojej firmy.

Ocena należności stała się ważniejsza niż kiedykolwiek podczas pandemii COVID-19, gdy wzrost liczby przypadków niewypłacalności oraz inne czynniki, takie jak zakłócenia w łańcuchach dostaw, mają negatywny wpływ na firmy na całym świecie. W takich okresach niepewności gospodarczej należy regularnie oceniać swoje należności. Wczesne wykrycie ryzyka pomoże uniknąć lub zminimalizować potencjalne straty. 

Poniżej znajduje się lista zadań, które możesz wykonać, aby przeprowadzić ocenę ryzyka związanego z należnościami i zabezpieczyć przepływy pieniężne w tym okresie niepewności gospodarczej.

1. Podziel klientów na grupy

Podział klientów na grupy pomoże Ci zidentyfikować wzorce i ustalić profil ryzyka. Na przykład, jeśli klient wyróżnia się w grupie z powodu złych praktyk płatniczych, może stanowić większe ryzyko płatnicze. Możesz też znaleźć oznaki napięć w konkretnym regionie lub sektorze.

Możesz wykorzystać to ćwiczenie, aby sprawdzić, jak równomiernie rozłożona jest Twoja baza klientów. Jeśli duża część Twoich obrotów ogranicza się do niewielkiej liczby klientów, możesz być narażony na większe ryzyko niewypłacalności w przypadku utraty tego kluczowego źródła dochodów. Z drugiej strony, klienci, którzy stanowią jedynie niewielką część Twoich ogólnych należności, nie powinni mieć dużego wpływu na sytuację, jeśli nie zapłacą Ci. 

Przykłady możliwych grup do oceny obejmują:

• Klienci krajowi

• Klienci zagraniczni (można to dodatkowo podzielić według krajów lub regionów)
• Sektory handlowe
• Kategorie produktów
• Wielkość klienta
• Odsetek należności ogółem, jaki stanowi dany klient
• Dłużnicy z gwarancjami płatności i bez

2. Ogranicz ryzyko związane z nieściągalnymi należnościami

Oprócz określenia, którzy klienci lub obszary działalności stanowią większe ryzyko dla przepływów pieniężnych, warto zidentyfikować i sporządzić listę zabezpieczeń oraz gwarancji stosowanych przez firmę. Mogą one obejmować:

• Więzy
• Listy gwarancyjne
• Ubezpieczenie kredytu
• Faktoring
• Akredytywy
• Zabezpieczenie
• Zastrzeżenie prawa własności
• Przeniesienie aktywów
• Przeniesienie wierzytelności

Analiza stosowanych zabezpieczeń i gwarancji może pomóc w ustaleniu, jak wysoki może być udział strat całkowitych oraz jaki procent portfela jest chroniony.

3. Przeanalizuj historię niezapłaconych faktur

Analiza historii strat poniesionych w wyniku niewypłacalności pozwala wyciągnąć wnioski dotyczące ogólnego ryzyka niewypłacalności. Czy istnieje jakiś wzorzec? Na przykład, czy nieściągalne należności skupiają się w konkretnym sektorze lub regionie? Czy można zidentyfikować grupę, która ma większe zapotrzebowanie na zabezpieczenia i gwarancje niż inne grupy klientów? Oprócz pomocy w identyfikacji obszarów, do których należy podchodzić z ostrożnością w przyszłości, analiza przeszłych nieściągalnych należności może również pomóc w ocenie jakości zarządzania należnościami w firmie. Czy potrafisz wskazać obszary wymagające poprawy w ramach polityki i procesów Twojej firmy?

• Przedstaw historię niespłaconych należności z ostatnich pięciu lat
• Wyróżnij poszczególne przypadki niewypłacalności, np. według sektora, wielkości, regionu 
• Oceń przyszłe potencjalne ryzyko związane z poszczególnymi segmentami i wdroż procesy minimalizujące to ryzyko

Warto również zwrócić uwagę na przypadki niewypłacalności w Twojej branży. Czy odnotowano wzrost liczby przypadków niewypłacalności i czy Twoja branża jest bardziej narażona na skutki pandemii koronawirusa? Warto rozważyć uzyskanie gwarancji, które pomogą chronić Twoje należności przed ryzykiem niewypłacalności klientów.

4. Oblicz wskaźnik DSO (Days Sales Outstanding)

Średni czas w dniach między wystawieniem faktury a otrzymaniem płatności to wskaźnik DSO, który stanowi dobry miernik efektywności zarządzania należnościami. 

Aby obliczyć wskaźnik DSO, należy najpierw podzielić całkowitą wartość należności przez całkowitą wartość sprzedaży kredytowej. Następnie należy pomnożyć tę liczbę przez liczbę dni w okresie, który jest przedmiotem oceny. Wiele firm oblicza wskaźnik DSO regularnie, co miesiąc, co kwartał lub co rok.

Regularne sprawdzanie wskaźnika DSO pomoże Ci sprawdzić:

• Jak wskaźnik ten zmienił się w ciągu ostatnich lat/miesięcy?
• Jak wskaźnik ten wypada na tle średniej branżowej – jeśli wskaźnik DSO Twojej firmy jest znacznie wyższy lub niższy od średniej branżowej, czy oferujesz warunki płatności, które są bardziej lub mniej ryzykowne niż u konkurencji?
• Ilu klientów płaci w uzgodnionym terminie, a ilu zalega z płatnościami?
• Jak skutecznie Twoja firma realizuje faktury?

Być może największym ryzykiem dla Twoich należności nie jest klient, ale raczej wewnętrzne procesy windykacyjne Twojej firmy. Poprawa w tym obszarze może skutkować niższym wskaźnikiem DSO i zmniejszeniem ryzyka. 

5. Sporządź zestawienie przeterminowanych należności

Raport przeterminowanych należności to tabela, w której rejestruje się należności według czasu, jaki upłynął od wystawienia każdej faktury. Raport przeterminowanych należności pomoże Ci określić, ile czasu zajmuje poszczególnym klientom spłata zobowiązań. 

Raport ten można wykorzystać do:

• Oceny kondycji finansowej każdego klienta
• Przeanalizować własną działalność – czy Twoja branża przeżywa spowolnienie?
• Przeanalizować praktyki sprzedażowe – czy zespół sprzedaży udziela dłuższych terminów płatności?

6. Zidentyfikuj przyszłe zagrożenia dla przepływów pieniężnych

Oceniając zdolność kredytową dłużników, należy uwzględnić przyszłe zmiany i procesy planowania. Należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

Nowe produkty/grupy docelowe

Wejście na nowy rynek lub wprowadzenie nowych produktów lub usług może wiązać się z nowymi ryzykami płatniczymi. Można je zminimalizować np. poprzez ubezpieczenie kredytu, faktoring lub gwarancje, przynajmniej do czasu, aż nowa usługa lub klient ugruntują swoją pozycję.

Nowe regiony

Wejście na nowy rynek geograficzny może wiązać się z ryzykiem, w tym nieznanymi przepisami handlowymi lub praktykami, różnymi zasadami dotyczącymi importu i ceł oraz potencjalną niestabilnością polityczną. Dokładna ocena ryzyka dla każdego rynku, na którym prowadzisz działalność, pomoże Ci zidentyfikować ryzyko i podjąć kroki w celu jego zminimalizowania. 

Nowi klienci

Przeprowadzenie dokładnej analizy due diligence oraz uzyskanie akredytywy lub ubezpieczenia kredytu kupieckiego dla każdego potencjalnego nowego klienta pomoże zminimalizować ryzyko związane z pozyskaniem nowego klienta. Dobrym pomysłem jest również indywidualne rozpatrywanie każdego klienta podczas oceny ryzyka związanego z należnościami. Na przykład, pojedynczy klient może stanowić bardzo niewielkie ryzyko, mimo że znajduje się w regionie uważanym za wysokiego ryzyka. Jeśli odrzucisz go ze względu na lokalizację, możesz stracić cenną okazję do sprzedaży.

Wzrost sprzedaży

Jeśli Twoja firma odnotowała wzrost sprzedaży, warto sprawdzić, czy struktura dłużników pozostała niezmieniona, czy też zmiany rynkowe lub nowe produkty wpłynęły na wzrost sprzedaży. Czy Twój zespół sprzedaży działa zgodnie z parametrami należytej staranności? Czy wzrost sprzedaży wiąże się z wyższym ryzykiem dla Twojej firmy?

7. Oceń wpływ warunków płatności na stan należności

Dokonaj krytycznej oceny, aby sprawdzić, czy warunki płatności spełniają wymagania Twojej firmy, czy też wymagają dostosowania. Często wiele poszczególnych klauzul może powodować zbyt duże zróżnicowanie i prowadzić do opóźnień w płatnościach. Możesz spróbować zmniejszyć liczbę klauzul w warunkach płatności lub znaleźć sposoby na zwiększenie ich atrakcyjności, np. za pomocą zachęt płatniczych, takich jak premie, rabaty czy terminy płatności.

8. Podnieś kwalifikacje zespołu ds. zarządzania kredytami 

Ryzyko strat można zmniejszyć dzięki wykwalifikowanym menedżerom ds. kredytów i powiązanemu personelowi. W czasach trudności gospodarczych, takich jak obecna sytuacja spowodowana pandemią COVID-19, możesz pomóc chronić przepływy pieniężne swojej firmy, powołując zespół zajmujący się monitorowaniem należności poprzez cotygodniowe przeglądy i upoważniając go do szybkiego działania.

Zacznij od oceny umiejętności zespołu ds. zarządzania kredytami, a następnie uzupełnij go o dodatkowych pracowników w razie potrzeby oraz wdroż program rozwoju zawodowego, aby wypełnić luki w umiejętnościach oraz wzmocnić wiedzę i motywację zespołu. Ponadto możesz zachęcić zespół ds. zarządzania należnościami do udziału w wydarzeniach poświęconych przepływom pieniężnym, takich jak:

• Seminaria i konferencje
• Wydarzenia networkingowe
• Członkostwo w organizacjach zajmujących się zarządzaniem kredytami
• Literatura fachowa
• Fora internetowe i webinaria

Skontaktuj się z nami

Wszystkie treści na tej stronie podlegają naszemu oświadczeniu o wyłączeniu odpowiedzialności, dostępnemu tutaj.